一旦接到官府文书时,铺长要确认接收件数与目的地,并派出一名铺兵，此时铺兵必须不分昼夜并及时传出文件。
“每三刻行一铺，昼夜须行三百里，无分昼夜，鸣铃走递。但遇公文到铺，不问角数多少，须要随即递送，如是公文到来不即递送，停积等待，因而失误事机者问罪。”
此时的铺兵必须立即起程，确定好地点，如果是在三百里内，铺兵必须在一昼夜内赶到；三百里之外，则照着上面的目的地送，直到下一个急递铺。
铺兵递送公文时，“各置夹板一副，铃攀一副，缨枪一把，回历一本”，“腰系革带，悬铃持枪，挟雨衣，赍文书疾行”。
昼夜兼程，风雨不误，沿途的车马行人，听到铃声，立即避让路旁。
下一个站的铺兵听到铃声，立即整装以待，一待公文到铺，便像接力赛一样，继续前传。
明朝公文军情的传递，主要是急递铺和驿站两种，急递铺专司“公文送达”。
驿站则迎送使客、转运军需、飞报军情兼而有之。
二者在业务上有所交叉，但仍属两个不同的体系，各司其职，互不隶属。
明廷规定：“重事给驿，常事入递”，就是说重要和紧急的军务交给驿站，平常的公文信件由递铺传递，二者互为补充，共同构成完整迅捷的邮驿传递体系。
之所以单独建立驿站外的急递铺，这也是因为驿站的局限性，驿站的间距较长，每60里设一站，急递铺的间距较短，10―20里左右就设立一个。
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